Instructions for Making a Group Reservation File

0


Jenis pemesanan kamar kita kategorikan dalam 3 jenis berdasarkan dengan jumlah kamar yang dipesan
The types of room reservations we categorize into 3 types based on the number of rooms booked

1. Personal : dengan jumlah reservasi kamar 1-2
1. Personal : with 1-2 . room reservation
2. Party : dengan jumlah reservasi kamar 3-7
2. Party: with the number of room reservations 3-7
3. Group : dengan jumlah reservasi kamar 8+
3. Group: with a number of room reservations 8+

Bagian ini menjelaskan cara membuat persiapan yang diperlukan saat menyiapkan reservasi khusus untuk grup. Yang harus disiapkan adalah:
This section describes how to make the necessary preparations when setting up a specific reservation for a group. What you need to prepare is:

1. Map Group
1. Map Group 

Menyiapkan folder dimana semua file dan komunikasi group akan disimpan agar tidak tercecer. Di bagian depan folder ini dilengkapi dengan:
Prepare a folder where all files and group communications will be stored so as not to be scattered. At the front of this folder comes with:
  1. Nama Grup
    2. Group Name
  2. Lama menginap
    3. Length of stay
  3. Nama Sales yang bertanggung jawab
    4. Responsible Sales Name
  4. Nama Booker/ CP group dan no telefon
    5. Booker's name/ CP group and phone number
  5. Segment Pasar
    6. Market Segment
2. Formulir Perubahan
2. Amendment Form

Harap gunakan formulir ini untuk mencatat setiap perubahan atau informasi tambahan. Standard normal yang catat dalam formulir ini adalah :
Please use this form to record any changes or additional information. The normal standard recorded in this form is :
  1. Jumlah kamar pada hari itu
    2. Number of rooms on that day
  2. Jumlah Pax pada hari itu
    3. Number of Pax on that day
  3. Harga kamar
    4. Room Rate
  4. Penempatan posisi untuk master folio group
    5. Position placement for master folio group
  5. Rooming List ( di Print di system )
    6. Rooming List (Print in system)
  6. Arragement khusus buat group tersebut
    7. Special arrangements for the group
Setiap informasi tambahan ataupun perubahan harus di catat dalam formulir ini dan juga harus diperbaharui pada setiap shift
Any additional information or changes must be recorded in this form and must also be updated on each shift

3. Koresponden Group
3. Group Correspondent
  1. Reservation Form
    2. Reservation Form
  2. Namelist
    3. Namelist
  3. Group Arrival Sheet
    4. Group Arrival Sheet
  4. Mice Detail
    5. Mice Details
  5. BEO ( Banquet Event Order )
    6. BEO ( Banquet Event Order )
  6. Registration Form
    7. Registration Form
  7. Summary Excel ( yang ada harga )
    8. Summary Excel (with prices)
4. Tambahan koresponden yang harus kita rapihkan dan persiapkan setelah group check in
4. Additional correspondence that we have to tidy up and prepare after group check-in
  1. Adjustment Meals ( Breakfast, Lunch. Dinner ) 
    2. Adjustment Meals ( Breakfast, Lunch. Dinner ) 
  2. Adjustment Laundry
    3. Laundry Adjustments
  3. Additional bill (Printing, pembelian lain2x )
    4. Additional bill (Printing, other purchases)
  4. Adjustment Minibar
    5. Minibar Adjustments
  5. Guest account apabila ada yg sudah check out duluan - dan guest account ini harus di tandatangani
    6. Guest account if someone has checked out first - and this guest account must be signed
Semua koresponden ini harus dirapihkan dan diurutkan berdasarkan tanggal
All ter corresspondent must be tidy up and sort base on the date

5. Pada saat group check out maka hal yang perlu kita persiapkan adalah
5. When the group checks out, the things we need to prepare are
  1. Guest account lengkap dengan tanda tangan tamu ( yg di print per kamar/ per nama tamu )
    2. Guest account complete with guest signature (printed per room/per guest name)
  2. Guest Account Master, dalam 1 guest account lengkap dengan semua nama tamu dan biasanya di tanda-tangani dengan booker
    3. Guest Account Master, in 1 guest account complete with all guest names and usually signed by the booker
  3. Untuk guest account per kamar disususn berurutan dengan guest account master, kemudian setelah berurutan guest account master ditaruh di paling atas
    4. For guest accounts per room, they are arranged sequentially with the guest account master, then after sequentially the guest account master is placed at the top
  4. Semua bill addtional yang akan ditagihkan
    5. All additional bill that will be billed
  5. Guarantee Letter, pastikan untuk yang menggunakan Guarantee letter maka wajib ada fasilitas kredit 
    6. Guarantee Letter, make sure that the group using the guarantee letter must have credit facilities
  6. Apabila tidak mempunyai fasilitas kredit maka maka wajib menyertakan dokumen khusus dimana ada yang bertanggung jawab atau menyatakan bahwa group ini akan ditanggung pembayarannya
    7. If don't have a credit facility, you must include a special document where someone is responsible or states that this group will be paid for
Tags:

Post a Comment

Previous Post Next Post