HANDLING GUEST CHECK OUT

Proses check out harus dilakukan dengan cepat dan juga akurat. Berikut ini adalah point-point untuk menangani proses tamu yang akan keluar hotel
Check out process must be done quickly and accurate. Here are some point we need to know when handling guest check out

1. Salam
Greetings

Ini adalah tahap awal anda bertemu dengan tamu oleh karena itu pastikan anda memberikan kesan yang baik dan spesial kepada tamu. Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan ketika anda akan memberikan salam kepada tamu

This is the first step you will meet with the guest, therefore you have to give a good impression. Here are some things you need to pay attention to when greeting the guest

Pastikan anda sudah tersenyum, supaya tamu merasa nyaman ketika bertemu dengan kita

Make sure that you are already smiling, to make guests feel comfortable when meeting with us

Pastikan penampilan anda sudah rapi

Make sure your performance is already neat and tidy

Pastikan anda dalam kondisi yang siap untuk membantu tamu, jangan memegang sesuatu, mengerjakan sesuatu atau bahkan tidak melihat kepada tamu

Make sure you are in ready condition to meet with the guest, don't hold something, do something, or even not looked at the guest

Buat tamu menjadi seorang yang special, menggunakan kata-kata yang special

Make your guest become special, using a magic word

2. Konfirmasi

Confirmation 

Setelah tamu memberikan informasi bahwa dia akan check out maka kita melakukan konfirmasi dengan menanyakan nama tamu dan juga nomor kamar tamu

When the guest informs us that they want to check out, we need to reconfirm with the guest by asking for their name and their room number

3. Meminta Kunci Kamar

Asking for the room key

Setelah tamu memberitahukan nomor kamarnya maka kita wajib untuk meminta kunci kamar, dan pastikan kita menerima kunci kamar sesuai dengan yang kita berikan kepada tamu

After the guest inform their room number then we need to ask for the room key and make sure that the room match based on we give the key to the guest

4. Memberikan info dengan pihak Housekeeping

Inform housekeeping team

Setelah menerima kunci dari tamu maka kita menginformasikan kepada team housekeeping bahwa ada kamar yang check out, dengan tujuan untuk memastikan bahwa kamar tetap dalam kondisi baik setelah ditinggalkan

After we receive the room key then we need to inform the housekeeping to check the room to make sure that it room still in good condition

 

5. Meminta tamu menunggu sebentar

Asking guests to wait for a moment

Setelah kita memberikan informasi dengan team housekeeping untuk melakukan pemeriksaan ke kamar, kita juga meminta ijin kepada tamu untuk menunggu sebentar

After we give info to the housekeeping team to check the guest's room then we also ask permission from the guest for waiting while we check the room

6. Meminta tamu mengisikan "guest comment card"
Asking the guest to comment card

Sambil menunggu kamar tamu di check dengan team housekeeping kita bisa meminta pendapat tamu selama dia tinggal di hotel kita

While the guest waiting for there to check we can ask the guest to fulfill our guest comment card.

7. Memeriksa billing tamu

Checking and reviewing the guest bill

Saat guest sedang mengisi guest comment card, maka kita juga wajib memeriksa semua billing tamu, kita ambil semua koresponden tamu dalam doket kamarnya kemudian memeriksa satu persatu billnya dipastikan sudah ada dalam system.

While the guest fills out our guest comment card then we review and check the guest bill, take all the correspondent from the guest room docket then check the bill one by one

Pastikan semua transaksi sudah terselesaikan, dan lakukan hal ini dengan cepat dan teliti

Make sure all transactions was already finished and do it fast and carefully

8. Konfirmasi kembali dengan pihak housekeeping

Reconfirm again with housekeeping

Setelah selesai check billing kamar maka konfirmasi kembali dengan pihak housekeeping, mengenai status kamarnya

After checking the room bill then we need to reconfirm again with the housekeeping team about the guest room status

9. Menyerahkan semua bill kepada tamu

Give all the guest bills to the guest

Setelah dari housekeeping selesai maka berikan guest account ke tamu, dan juga semua bill pembayaran kepada tamu, dan pastikan juga bahwa tidak ada dokumen tamu yang tertahan oleh kita

After the housekeeping info, the room was clear then we give the guest account to the guest also all the payment bills and make sure carefully there were no guest documents was hold on us

10. Berterimakasih kepada tamu

Thank guest

Setelah semua transaksi selesai, maka ucapkan terimakasih kepada tamu ( usahakan untuk sebut nama tamu dimana kita bisa lihat di system ), berikan juga kesan yang baik kepada tamu bisa dengan memberikan kata pujian dan ajakan untuk berjumpa kembali di lain waktu

After all, transactions were done then thank the guest ( mentioned the guest's name as you can see on the system ), gift compliment the guest, and ask to see it next time

Tanyakan kembali kepada tamu apakah tamu masih membutuhkan bantuan kita yang lain

Last time was offering help to guests if they need us to carry their belonging

11. Check out di System

Check out di system

Setelah tamu pergi maka kita bisa mencheck outkan kamar tamu tersebut dari system

After the guest leaves, we can check out the guest room in the system

PRACTICE CONVERSATION

Guest : Selamat Pagi

Guest : Good Morning

Reception : Selamat pagi bapak/ ibu ada yang bisa saya bantu

Reception : Good Morning Sir/ Maam, what can I do for you

Guest : Saya mau check out

Guest : I want to check out

Reception : Baik bapak/ ibu, mohon maaf sebelumnya dari kamar berapa?

Reception : Allright sir/ maam, may I know your room number?

Guest : Saya dari kamar 101

Guest : My room number was 101

Reception : Baik bapak/ ibu, mohon maaf sebelumnya saya boleh terima kuncinya 

Reception : Allright sir/ maam my I receive your room key

Guest : (Memberikan kunci)

Guest : (Giving the key)

Reception : Baik bapak terimakasih, ( Kontak Housekeeping Monitor kamar 101 check out) ( Berbicara kembali dengan tamu ) Bapak/ibu mohon ditunggu sebentar kami melakukan pengecheckan kamar, sambil menunggu mungkin kami bisa dibantu diberikan masukan dengan mengisikan Guest Comment Card kami, saya dengan Steven ( Memberikan guest comment card dan juga berikan alat tulis )

Reception : Allright sir/ maam - ( Contact the Housekeeping : Housekeeping Monitor Room 101 Check out ) ( Speak to the guest again ) Sir/ Maam while we check your room and wait could you fill our guest comment card, My name was Steven( Give the guest comment card to the guest also with the pencil )

(Ambil koresponden tamu di docket kamar, kemudian check di system pastikan semua sudah terposting dan bila ada yg belum terbayar bisa segera ditagihkan kepada tamu ) LAKUKAN DENGAN CEPAT!!!!

( Take all the guest correspondence in their docket, then check the system review and make sure all transactions have already been posted and paid by the guest ) DO IT QUICKLY

Setelah bill disiapkan maka mintakan tanda tangan tamu untuk bill refund bila ada

After the bill was ready all then asked the guest to sign for a refund if any

Reception : Selamat pagi bapak/ ibu saya boleh dibantu tandatangannya disini untuk refund bapak, dan saya boleh minta receipt sebelumnya untuk ditukar

Reception : Good morning sir/ ma'am may I have your signature here for a refund, and may I have the white bill

Setelah selesai check bill --> Housekeeping Monitor status kamar 101 bagaimana ?

After checking the bill --> Housekeeping Monitor what about the status of room 101?

Housekeeping : Clear

Housekeeping : Clear

Reception : Bapak/ Ibu selamat siang, saya mau menyerahkan refund bapak ( Serahkan dengan tangan 2 ), dan ini bill kamar bapak. Untuk kamar sudah selesai pemeriksaan dan sudah bisa ditinggal, terimakasih kasih untuk kunjungannya semoga kita ketemu lagi dilain waktu, hati-hati dijalan

Reception : Good Morning Sir/ Ma'am Here is your refund ( Handed over with both hands), dan this is your bill. For the room, we already finish checking and now you can leave. Thank you for staying with us, I hope that next time we can meet again

Apakah ada barang-barang yg bisa kami bantu?

Is there anything else I can help