Sebuah Reservasi dianggap sebagai group apabila dalam reservasi tersebut minimal di blockingkan dengan 8 kamar.
A reservation called as a group if the minimum booking was 8 Rooms
Berikut ini adalah beberapa kondisi sebuah reservasi dinyatakan sebagai group
This is some condition if we called a reservation was a group
Kondisi 1
1st condition
Apabila total bookingan kamar yang dilakukan minimal dengan 8 kamar maka sudah bisa dibilang bahwa bookingan ini sebagai group. Dari tabel diatas bisa dilihat bahwa setiap harinya bookingan kamar mencapai 8 kamar oleh karena itu reservasi diatas bisa dibilang sebagai group.
If the minimal booking was 8 rooms then we can call this reservation a group. If we see a table on each day the booked was 8 rooms we can say that the reservation was a group booking
Kondisi 2
2nd Condition
Apabila ada reservasi kamar dengan kondisi dimana salah satu periode mencapai 8 kamar entah jumlah kamar yang mencapai 8 ada pada saat periode check in, stay over dan ada tambahan atau pun check out maka ini kita bisa sebut sebagai group. Apabila kita lihat dalam tabel diatas pada hari kedua mencapai 8 kamar dan di hari-hari yang lain tidak mencapai 8 kamar maka ini tetap kita sebut sebagai group.
If there is a reservation and there is a condition in one of the booking periods that the room reaches 8 rooms then can be called a group. If we see the table above on day 2 there is 8 room then we can be called this reservation as a group, even though the other day did not reach 8 room
Kondisi 3
3rd condition
Kondisi pada tabel diatas sama dengan kondisi pada 2, hanya saja jumlah kamar yg minimal 8 kamar terletak di hari pertama
The above table condition was the same as the 2nd condition, while the difference was the room with 8 rooms happened on the 1st day
Kondisi Khusus
Special Condition
Kondisi khusus untuk sebuah reservasi bisa terjadi, berikut ini adalah beberapa kondisi yang biasanya terjadi. Bila kita melihat pada tabel diatas, bisa kita pastikan bahwa reservasi ini bukanlah sebagai group. Namun :
There is a special condition can be happened for group reservation. If we see the table above then we can sure that the reservation was not a group, but there is a condition we can change it into a group
1. Bila pada saat proses check in ternyata ada perubahan penambahan kamar maka ini bisa kita nyatakan sebagai group
If the reservation above upon check-in there is an additional room that makes the total room into 8 rooms then we can call it as a group.
2. Bila setelah check in tetap 6 kamar namun di hari kedua ternyata membuat total kamarnya menjadi 8 kamar maka ini juga bisa kita nyatakan bahwa hari kedua dan ketiga sebagai group - hal ini sama halnya bila yg berubah di hari ketiga maka hari terakhir kita akan update sebagai group
If the reservation above upon check there is no changes then we still set is as a party but on the next day if there is an addtional room that makes the total room into 8 rooms then on the 2nd day and 3rd day we can call it as a group - this is the same if the additional room was happened on the 3rd day
Koresponden yang harus dipersiapkan untuk reservasi group
The correspondece we need to prepare for group reservation
1. Namelist, datangnya dari sales/ booker/ PIC ( Wajib diminta )
Namelist from sales/ booker/ pic ( we must asked it )
2. Rooming List, Dari system setelah diupdate menggunakan namelist
Rooming list from system that already update base on Namelist
3. Amandement Form/ Group Noted
Amandement from/ Group Noted
4. Registration Form/ Card
Registration from/card
5. Group Map ( Harus dilengkapi dengan Informasi Group )
Group map ( must be complete with group in )
Berikut ini adalah beberapa catatan mengenai group
Here is some noted about group
1. Nama Group dan Nama Company itu bisa berbeda - harus koordinasi dan tanya dengan sales
Group name and company name was a different thing - must coordinate with sales/ booker/ pic to know group name
2. Kalau terima group secara langsung di front office maka tetap diwajibkan untuk follow up dengan sales
If we receive a group reservation then its a must to inform to the sales to follow up